Description du poste

Le (la) chargé(e) de formation recueille et analyse les besoins en formation individuels et collectifs.  

Il/Elle conçoit le plan de formation qu’elle présente et défend auprès des instances, en réalise la mise en œuvre et en évalue les résultats.  

Il/Elle évalue également l’efficacité de la politique formation institutionnelle, élaborée en cohérence avec les orientations du projet d’établissement et la politique de gestion des ressources humaines.   

Activités principales 

• Élaboration, mise en œuvre et suivi du plan de formation : recueil des besoins (lien direct et commission formation), formalisation du plan et présentation en instance, achat et négociation de prestations, programmation des formations auprès des organismes, diffusion des offres en interne
• Calcul, suivi et ajustement du budget de formation : élabore les budgets prévisionnels en lien avec l’ANFH, suivi et mise à jour du budget formation, clôture financière sous Gesform, lien avec le service financier pour le budget Fonds Propres, rapport d’exécution à l’ARS
• Gestion administrative des formations individuelles et congrès : inscriptions, conventions de formation, remboursement des frais de déplacement et paiements des factures aux organismes, actualisation de l’historique de formation des agents, suivi des formations règlementaires obligatoires pour les personnels concernés (AFGSU, habilitations électriques, SSIAP, SST), actualisation et suivi des parcours de formation.
• Gestion administrative des formations de groupe en intra : élaboration de programmes de formation en lien avec les responsables de service et la Direction des Soins, recherche et consultation des organismes, rédaction de cahier des charges, négociation avec les organismes, élaboration du planning annuel des formations intra, communication de l’offre de formation en intra, inscriptions, convocations, évaluation des formations (analyse des questionnaires de satisfaction et rédaction des bilans de formation), organisation des formations internes (développement et mise à jour des programmes, recherche de formateurs internes), gestion de la logistique associée.
• Gestion des agents en études promotionnelles : élaboration du tableau prévisionnel des Etudes Promos (chiffrage), constitution des dossiers de demandes de financement FMEP – FORMEP à l’ANFH, réponses aux agents, engagements de servir, inscriptions, conventions de formation, remboursement des frais de déplacement aux agents, paiements des factures aux organismes et demande de remboursement des frais de traitement à l’ANFH.
• Référent métier sur le logiciel Gesform : création et mise à jour des profils utilisateurs, paramétrage de la campagne d’évaluation, conseil et intervention technique aux utilisateurs, mise à jour des données, formation à l’utilisation du logiciel, actualisation du référentiel formation

Ces missions pourront être amenées à évoluer selon la durée du remplacement. 

Activités secondaires

Accueil, orientation, conseil et information aux agents de l'établissement dans le domaine des ressources humaines Participation à la journée des nouveaux arrivants 

Compétences requises 

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, internet, logiciel formation),
• Interpréter la réglementation et sa mise en application,
• Évaluer la pertinence et la cohérence des données et informations spécifiques aux dossiers en charge,
• Capacité d’écoute,
• Capacité à analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes,
• Capacité à argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs, dans son domaine de compétence,
• Capacité à concevoir des dispositifs et actions de formation,
• Capacité à concevoir et bâtir un plan de formation,
• Capacité à construire et utiliser des outils de pilotage (critères, indicateurs, tableaux de bord),
• Capacité à évaluer une prestation, un projet, une solution, relatifs à son domaine de compétence,
• Capacité à discuter et choisir des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes / externes.

Qualités requises 

• Rigueur ;
• Travail en équipe ;
• Gestion des priorités, sens de l'organisation ;
• Réactivité ;
• Capacité d'adaptation et d'écoute ;
• Une 1ère expérience au sein d’un service de formation dans le secteur public serait un réel atout.

Cadre administratif et horaire de travail 

• Base hebdomadaire : 35h - Poste à 100 % ;
• Résidence administrative : la Roche-sur-Foron ;
• Responsable hiérarchique direct : Directrice des ressources humaines ;
• Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière, après reprise d’ancienneté ;
• Possibilité de restauration sur place.