Activités principales 

• Accueil des personnes et gestion des appels téléphoniques : renseigner et orienter, écoute, disponibilité et soutien, écriture fidèle des messages et diffusion rapide aux bonnes personnes, rédaction et présentation des fiches de première demande
• Bureautique : tâches médico- administratives (courriers médicaux, rendez-vous de consultation, travaux divers pour le service, commandes de papeterie, agendas, tri du courrier médical, etc.)
• Participation aux réunions convenues avec rédaction de comptes rendus,
• Travail vigilant de coordination des informations entre les différents intervenants, avec toutes les structures de l'établissement, l'administration et les partenaires extérieurs,
• Répondre aux diverses demandes d'informations des personnels sur le fonctionnement du secrétariat, les coordonnées des institutions et du public, les documents, le matériel... 
• Assurer le secrétariat du CMPI en collaboration avec la secrétaire en binôme
• Participation aux différents groupes de travail institutionnel qui seront définis,
• Gestion médico-administrative des dossiers: ouverture, tenue, archivage et classement des dossiers

Compétences requises

Savoir

• Connaissance de l'accueil téléphonique 
• Connaissance approfondie des outils informatiques. 
• Connaissances des institutions sociales, médico-social, sanitaires du réseau local, 
• Se tenir informé(e) de l'évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine. 

Savoir-faire

• Accueillir, prendre une demande sans reformuler, savoir résumer les points clé synthétiser les informations. Gérer ses émotions 
• S'exprimer en public 
• Identifier/analyser des situations d'urgence, prendre des initiatives adaptées et définir des réponses avec le soutien de l'équipe. 
• Identifier les informations communicables à autrui dans le respect du secret professionnel 
• S'organiser, gérer le temps pour mener les travaux et les délais impartis en collaboration avec l'autre secrétaire et le responsable médical, 
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports (pack office windows) 

Savoir-être

• Rigueur, capacité d'organisation, capacité d'adaptation et qualité relationnelle (bienveillance, patience). Respect de la confidentialité et discrétion 
• Autonomie, sens relationnel, savoir rendre des comptes 
• Avoir connaissance des limites de son poste et savoir passer à temps le relai, en interpelant les professionnels des deux structures, 
• S'adapter à des services différents et à des partenaires variés. Etre capable de découvrir et assimiler les différents fonctionnements de toutes les institutions autour de l'adolescence est nécessaire, 

Diplôme - Formation

• BAC SMS ou formation équivalente. 
• Diplôme de secrétariat médical ou médico-social. 

Cadre administratif

• Base hebdomadaire : 38 h 20 
• Jours travaillés: mercredi -jeudi: 8 h 30-17 h 00 et un vendredi tous les 15 jours: 8h30-13h00 
• Poste à 50 % 
• Résidence administrative : Vétraz-Monthoux 
• Responsable hiérarchique : coordinatrice des AMA 
• Rémunération selon la grille de la Fonction Publique Hospitalière.