Fonctions

L'Assistant(e) médico-administratif (ve) assure le fonctionnement du secrétariat médical. Il/ Elle a en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements relative à son domaine de compétences. 

Description du poste

• Accueil administratif physique et téléphonique des patients et de leurs familles ainsi que des services partenaires : filtrer, canaliser, orienter, renseigner ; tout en faisant preuve d'écoute, de disponibilité et de soutien. Répondre aux demandes de renseignements, prise de rendez-vous.
• Gestion administrative et suivi des dossiers patients: création du dossier, tenue et classement du dossier et saisie des observations, bilan et synthèse, Archivage et Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage);
• Saisie des données liées à l'activité journalière (codage)
• Vérification et enregistrement des informations médico-administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Gestion et coordination des agendas et planification / coordination des rendez-vous des médecins, psychologues assistantes sociales) et gestion des bons de transport.
• Participation aux réunions cliniques ou autres réunions sur invitation du cadre de santé avec prise de notes et rédaction des comptes rendus,
• Participation dans la gestion de 'l'organisation des groupes (documents de communication, courriers, autres documents structurels)
• Participer à la continuité de la fonction AMA avec la secrétaire du Centre Médico Psychologique enfants et adolescents de Cluses.

Savoir faire 

• Accueillir et orienter les usagers.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et le droit du patient
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Savoir être 

• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Empathie, disponibilité, conscience professionnelle.
• Sens de l'accueil du public, capacité d'écoute.
• Qualités relationnelles, savoir s'adapter aux différents types d'interlocuteurs.
• Sens du travail en équipe. Capacité à prendre des initiatives.
• Sens des priorités.
• Autonomie dans le travail.
• Intérêt pour le service public.

Compétences attendues sur le poste

• Accueil physique et téléphonique d'une patientèle présentant des troubles psychiques 
• Organisation et gestion de plannings, d'un agenda partagé 
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques 
• Expérience souhaitée en secrétariat médical et plus particulièrement en santé mentale

Diplômes/Formations/Savoir

• BAC SMS ou formation équivalente ;
• Diplôme de secrétariat médical ou médico-social.
• Connaissances de l'identitovigilance ;
• Connaissances des droits du patient ;
• Connaissances de la santé mentale et de ses troubles

Cadre administratif et horaire de travail

• Base hebdomadaire : 37 h 30 
• Poste à 50 % - du lundi au vendredi (exception du vendredi) horaires en fonction des nécessités de service. 
• Horaires de journée à définir en accord avec l'organisation du secrétariat et de chacune des structures. 
• Résidence administrative : Cluses 
• Responsable hiérarchiql.!e : Coordinatrice des secrétariats médicaux 
• Responsables fonctionnels : Médecin responsable et cadre de santé de structure 
• Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière 
• Grade Assistant Médico-Administratif