Fonctions

L'Assistant(e) médico-administratif(ve) assure le fonctionnement du secrétariat médical. 

Il / Elle a en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements relative à son domaine de compétences. 

Description du poste 

• Accueil physique et téléphonique des jeunes et de leurs familles ainsi que des services partenaires: filtrer, canaliser, orienter, renseigner; tout en faisant preuve d'écoute, de disponibilité et de soutien. Répondre aux demandes de renseignements, prise de rendez-vous,
• Gestion administrative et suivi des dossiers patients : création du dossier, tenue et classement du dossier et saisie des observations, bilan et synthèse,
• Saisie des données liées à l'activité journalière (codage) et renseignements des données PMSI au fil de l'eau et des éléments nécessaires aux extractions des données de suivi des indicateurs (service adresseur, présences absences, orientation des soins à la sortie ... ),
• Vérification et enregistrement des informations médico-administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,
• Gestion et coordination des agendas et planification/ coordination des rendez-vous des médecins, psychologues assistantes sociales) et gestion des bons de transport,
• Participation aux réunions cliniques ou autres réunions sur invitation du cadre de santé avec prise de notes et rédaction des comptes rendus, 
• Mise en forme des comptes rendus d'hospitalisation de jour, 
• Archivage et Traitement des courriers, dossiers, documents {enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
• Renfort sur les secrétariats du secteur en fonction de la charge de travail/ continuité des soins,
• Participation dans la gestion de l'organisation des groupes (documents de communication, courriers, gestion des conventions),
• Gestion des commandes papèterie.

Savoir faire 

• Accueillir et orienter les usagers.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et le droit du patient. Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences. Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier.

Savoir être 

• Travailler en équipe pluridisciplinaire.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Empathie, disponibilité, conscience professionnelle. 
• Sens de l'accueil du public, capacité d'écoute.
• Qualités relationnelles, savoir s'adapter aux différents types d'interlocuteurs.
• Sens du travail en équipe. Capacité à prendre des initiatives.
• Sens des priorités.
• Autonomie dans le travail.
• Intérêt pour le service public.

Compétences attendues sur le poste 

• Accueil physique et téléphonique d'une patientèle présentant des troubles psychiques;
• Gestion administrative d'un secrétariat médical (programmation d'activité, tenue des dossiers, Facturation, ... )
• Organisation et gestion de plannings, d'un agenda partagé ;
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques;
• Expérience souhaitée en secrétariat médical en psychiatrie.

Diplômes/Formations/Savoir 

• BAC SMS ou formation équivalente;
• Diplôme de secrétariat médical ou médico-social ;
• Connaissances de l'identitovigilance ;
• Connaissances des droits du patient;
• Connaissances de la santé mentale et de ses troubles.

Cadre administratif et horaire de travail 

• Base hebdomadaire : 37 h 30 
• Poste à 40 % 
• Horaires de journée à définir en accord avec l'organisation du secrétariat et de chacune des structures. 
• Résidence administrative : Thonon 
• Responsable hiérarchique : Coordinatrice des secrétariats médicaux 
• Responsables fonctionnels : Médecins responsables et cadre de santé de structure 
• Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière 
• Grade Assistant Médico-Administratif