Fonctions

L' Assistant(e) médico-administratif (ve) assure le fonctionnement du secrétariat médical. Il / Elle a en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements relative à son domaine de compétences. 

Description du poste

• Accueil téléphonique : filtrer, canaliser, orienter, renseigner ; tout en faisant preuve d'écoute, de disponibilité et de soutien. Répondre aux demandes de renseignements.
• Gestion administrative et suivi des dossiers patients : création du dossier, tenue et classement du dossier et saisie des comptes rendus de consultations,
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) et renseignements des données PMSI au fil de l'eau et des éléments nécessaires aux extractions des données de suivi des indicateurs (délai de RDV, non venues...);
• Vérification et enregistrement des informations médico-administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance ;
• Gestion et coordination des agendas et planification/ coordination des rendez-vous avec les partenaires extérieurs
• Participation aux réunions cliniques ou autres réunions sur invitation du cadre de santé avec prise de notes et rédaction des comptes rendus,
• Archivage et Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et tenue et mise à jour des bases de données partenaires

Savoir-faire

• Accueillir et orienter les usagers. 
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et le droit du patient Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail 
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité 
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures 
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers 

Savoir-être

• Travailler en équipe pluridisciplinaire 
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Empathie, disponibilité, conscience professionnelle. 
• Sens de l'accueil du public, capacité d'écoute. 
• Qualités relationnelles, savoir s'adapter aux différents types d'interlocuteurs. 
• Sens du travail en équipe. Capacité à prendre des initiatives. 
• Sens des priorités. 
• Autonomie dans le travail. 
• Intérêt pour le service public. 

Compétences attendues sur le poste

• Accueil téléphonique d'une patientèle présentant des troubles psychiques; 
• Gestion administrative d'un secrétariat médical (programmation d'activité, tenue des dossiers, ... ); Organisation et gestion de plannings, d'un agenda partagé; 
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques; 
• Expérience souhaitée en secrétariat médical en psychiatrie 

Diplômes/Formations/Savoir

• BAC SMS ou formation équivalente; 
• Diplôme de secrétariat médical ou médico-social. 
• Connaissances de l'identitovigilance; 
• Connaissances des droits du patient; 
• Connaissances de la santé mentale et de ses troubles 

Cadre administratif et horaire de travail

• Base hebdomadaire : 36 h 00 
• Postes à 30 % - les mardis et jeudis matin 
• Horaires à définir en accord avec l'organisation du service 
• Résidence administrative : Ambilly 
• Responsable hiérarchique : Coordinatrice des secrétariats médicaux 
• Responsables fonctionnels : Médecins responsables et cadres de santé de structure 
• Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière 
• Grade Assistant Médico-Administratif